A szerződéskötés előkészítése
Milyen adatokat kell bekérni a másik féltől?
A szerződés előkészítésének első lépése annak tisztázása, hogy pontosan ki lesz a szerződő fél. Nem elegendő egy név, egy e-mail-cím vagy egy kereskedelmi megnevezés: a szerződésből egyértelműen ki kell derülnie, hogy mely természetes személy vagy mely szervezet vállalja a kötelezettségeket, és kit illetnek meg a szerződésből eredő jogok.
Természetes személynél olyan adatokat kell rögzíteni, amelyek kizárják az összetévesztést, lehetővé teszik a kapcsolattartást, és szükség esetén az igényérvényesítést is. Jogi személy esetén a hivatalos név, a székhely, a nyilvántartási adatok és a képviseletre jogosult személy meghatározása nélkülözhetetlen.
Külön figyelmet érdemel, ha a szerződést nem maga a fél, hanem képviselő írja alá. Ilyenkor nemcsak az aláíró személyét kell azonosítani, hanem azt is, hogy milyen jogcímen jár el, meddig terjed a képviseleti joga, és szükséges-e további személy aláírása vagy jóváhagyása.
A szükséges adatok köre mindig az ügylethez igazodik. Egy egyszerű, azonnal teljesített szerződésnél kevesebb adat is elegendő lehet, míg egy nagyobb értékű, hosszabb időtartamú vagy későbbi teljesítést igénylő megállapodásnál pontosabb félazonosításra, kapcsolattartási és teljesítési adatokra van szükség.
A hiányos félmegjelölés nem pusztán adminisztratív hiba. Vita esetén bizonytalanná teheti, hogy ki köteles teljesíteni, kivel szemben lehet követelést érvényesíteni, illetve kit köt az aláírt megállapodás.
Hogyan ellenőrizhető a szerződő fél személyazonossága vagy cégadata?
A másik fél által közölt adatokat nem célszerű automatikusan elfogadni. A szerződéskötés biztonsága megköveteli, hogy az azonosító és képviseleti adatok lehetőség szerint objektív forrásból is ellenőrizhetők legyenek. Ez különösen bérleti szerződéseknél fontos. Előfordul, hogy csalók egy rövid távra kivett lakást adnak ki sajátjukként: úgy lépnek fel, mintha a tulajdonos vagy annak képviselője lennének, majd a kaució és az első havi bérleti díj átvétele után eltűnnek. Bérlés előtt ezért mindig ellenőrizni kell, hogy a bérbeadó valóban tulajdonos-e, illetve rendelkezik-e a bérbeadáshoz szükséges tulajdonosi vagy képviseleti jogosultsággal.
Jogi személynél különösen fontos megvizsgálni:
a hivatalos nevet és székhelyet;
a nyilvántartási adatokat;
a képviseletre jogosult személyt;
azt, hogy a képviselet önálló vagy együttes;
fennáll-e bármilyen, a szerződéskötés szempontjából lényeges korlátozás.
A tárgyalást folytató kapcsolattartó és a társaság képviseletére jogosult személy nem feltétlenül ugyanaz. Egy munkavállaló jogosult lehet ajánlatokat kérni, egyeztetni vagy a teljesítést koordinálni, de ettől még nem biztos, hogy érvényesen kötelezettséget vállalhat a társaság nevében.
Ha az aláíró meghatalmazás alapján jár el, a meghatalmazás tartalmát és alakját is ellenőrizni kell. A meghatalmazásnak ki kell terjednie arra a jognyilatkozatra, amelyet a képviselő meg kíván tenni, és meg kell felelnie az adott ügyletre előírt alaki követelményeknek. Írásbeli szerződés megkötésére adott meghatalmazásnál az írásbeliség kérdése különösen jelentős.
Képviseleti jog hiányában vagy túllépése esetén a képviselő nyilatkozata csak akkor válthat ki joghatást, ha azt a képviselt utólag jóváhagyja. Jóváhagyás hiányában a szerződés nem köti automatikusan azt, akinek a nevében az álképviselő eljárt.
Mit kell ellenőrizni szerződéskötés előtt?
A szerződéskötés előtti ellenőrzés nem merül ki a fél adatainak megvizsgálásában. A szerződés biztonsága érdekében tisztázni kell azt is, hogy a tervezett ügylet jogilag és ténylegesen végrehajtható-e.
Ellenőrizni kell különösen:
a szerződő felek pontos személyét;
a képviseleti jogosultságot;
a szerződés tárgyának azonosíthatóságát;
a teljesítés lehetségességét;
a lényeges feltételekben fennálló egyetértést;
az esetleges kötelező alaki előírásokat;
szükséges-e harmadik személy vagy hatóság jóváhagyása;
fennáll-e olyan körülmény, amely a teljesítést vagy az igényérvényesítést veszélyezteti.
A képviseleti jog eredhet jogszabályból, bírósági vagy hatósági határozatból, létesítő okiratból vagy meghatalmazásból. A szerződés megkötése előtt nemcsak a jogcímét, hanem a terjedelmét is vizsgálni kell.
A szerződés tárgyának is kellően meghatározhatónak kell lennie. Ha nem állapítható meg, hogy a fél pontosan milyen dolgot, jogot, szolgáltatást vagy eredményt vállal, a későbbi vita szinte elkerülhetetlen.
A lényeges feltételek tisztázása mellett azt is célszerű rögzíteni, mely kérdésekben maradt még nyitott egyeztetés. Egy tervezet megküldése vagy a főbb gazdasági feltételek egyeztetése önmagában nem feltétlenül jelenti azt, hogy a teljes szerződés létrejött.
Hogyan vizsgálható a másik fél fizetőképessége?
A fizetőképesség vizsgálatának célja annak felmérése, hogy a másik fél várhatóan képes lesz-e a szerződésben vállalt pénzügyi kötelezettségei teljesítésére.
Ilyenkor általában az vizsgálható, hogy a teljesítés biztosítására szükség van-e olyan szerződéses megoldásokra, mint:
előleg;
részletekben történő teljesítés;
biztosíték;
kezesség;
tulajdonjog-fenntartás;
rövidebb fizetési határidő;
a teljesítés visszatartásának joga;
szakaszos teljesítés és elszámolás.
A kezesség egyik alapvető funkciója, hogy a jogosult követelésének teljesítéséért a főkötelezett mellett más személy is helytálljon. Sortartó kezességnél a kezes mindaddig megtagadhatja a teljesítést, amíg a jogosult nem igazolja, hogy a követelés behajtását a főkötelezettel szemben megkísérelte, de az ésszerű időn belül nem vezetett eredményre.
A fizetőképesség vizsgálata és a szerződéses biztosítékok kialakítása összetartozó kérdések. Minél bizonytalanabb a másik fél teljesítőképessége, annál kevésbé célszerű a teljes szolgáltatást biztosíték nélkül, hosszú fizetési határidő mellett nyújtani.
Mire szolgál a titoktartási megállapodás?
A titoktartási megállapodás célja annak rögzítése, hogy a tárgyalások során átadott bizalmas információkat a másik fél milyen célra használhatja, kivel oszthatja meg, és meddig köteles azokat titokban tartani.
A szerződéskötés előkészítése gyakran olyan adatok átadását igényli, amelyekhez a másik fél egyébként nem férne hozzá. Ilyenek lehetnek üzleti tervek, árazási adatok, műszaki megoldások, ügyfélinformációk, pénzügyi adatok vagy belső működési információk.
A titoktartási megállapodásban célszerű egyértelművé tenni:
mi minősül bizalmas információnak;
milyen célból használható fel;
kik számára adható tovább;
milyen esetekben nem terjed ki rá a titoktartás;
meddig áll fenn a kötelezettség;
mi történik a dokumentumokkal a tárgyalások lezárása után;
milyen következménye van a titoktartás megszegésének.
A titoktartási megállapodás különösen akkor fontos, ha a tárgyalások sikertelensége esetén a felek végül nem kötnek szerződést. A bizalmas információk védelmének ilyenkor is fenn kell maradnia, amennyiben ezt a felek megfelelően rögzítették.
Mi az a szándéknyilatkozat?
A szándéknyilatkozat olyan dokumentum, amelyben a felek vagy valamelyik fél rögzíti a tervezett ügylethez kapcsolódó szándékát és a tárgyalások addigi eredményét.
Az elnevezés önmagában nem dönti el, hogy a dokumentum kötelező-e. Egy „szándéknyilatkozat” lehet pusztán nem kötelező tárgyalási összefoglaló, de tartalma alapján ajánlatnak, előszerződésnek vagy akár végleges szerződésnek is minősülhet. Egy szándéknyilatkozat a szerződés értelmezésekor, ha jogvitára kerül a sor, a bíróságnak segíthet abban, hogy jobban megértse a szerződés egyes kikötéseinek indokait.
Mindig azt kell vizsgálni:
milyen konkrét kötelezettségeket tartalmaz;
a felek megállapodtak-e a lényeges feltételekben;
vállalták-e a végleges szerződés későbbi megkötését;
maradtak-e nyitott kérdések;
a dokumentum kifejezetten kizárja-e vagy korlátozza-e a kötelező erőt.
A felek ugyanabban az okiratban többféle megállapodást is köthetnek. Előfordulhat, hogy egy dokumentum egyes pontjai már kötelező szerződéses vállalások, más részei pedig csak további tárgyalási szándékot rögzítenek. A minősítést ezért pontonként és tartalom szerint kell elvégezni.
Mi az a term sheet vagy főbb feltételeket rögzítő megállapodás?
A term sheet, azaz a főbb feltételeket rögzítő megállapodás, a tervezett ügylet fő gazdasági és jogi feltételeit összefoglaló dokumentum. Általában a részletes szerződés kidolgozása előtt készül, és azt mutatja meg, hogy a felek mely alapvető kérdésekben közelítettek egymáshoz.
Tipikusan tartalmazhatja:
az ügylet tárgyát;
az ellenértéket vagy annak számítását;
a teljesítés fő ütemezését;
az előfeltételeket;
a kizárólagosságot;
a titoktartást;
a költségviselést;
a végleges szerződés megkötésének tervezett időpontját.
A term sheet kötelező erejét nem a címe, hanem a tartalma határozza meg. Elképzelhető, hogy csak a tárgyalás irányát rögzíti, de az is, hogy bizonyos pontjai már önállóan kötelezőek. Különösen gyakori, hogy a titoktartásra, kizárólagosságra vagy költségviselésre vonatkozó rendelkezések kötelezőek, miközben maga a tervezett főügylet még nem jött létre.
Ha a term sheet már tartalmazza a végleges szerződés lényeges feltételeit, és a felek egyértelmű kötelezettséget vállalnak annak későbbi megkötésére, előszerződésként is értékelhető lehet.
Mikor kötelező erejű egy előzetes megállapodás?
Egy előzetes dokumentum akkor válik kötelezővé, ha tartalmából megállapítható, hogy a felek jogi kötelezettséget kívántak vállalni.
A kötelező erő megítélésénél különösen jelentős:
a dokumentumban használt megfogalmazás;
a lényeges feltételek meghatározottsága;
a végleges szerződés megkötésére irányuló kötelezettség;
a további jóváhagyások vagy feltételek szerepe;
az, hogy a felek milyen kérdéseket hagytak nyitva;
tartalmaz-e kifejezett, nem kötelező jellegre vonatkozó kikötést.
Nem lehet kizárólag a dokumentum címéből kiindulni. A „memorandum”, „szándéknyilatkozat”, „term sheet”, „megállapodási alapelvek” vagy „előzetes megállapodás” elnevezés mögött eltérő jogi tartalom állhat.
A megállapodás egyes rendelkezései külön-külön is értékelendők. Lehetséges, hogy a felek még nem kötötték meg a végleges szerződést, de már kötelező titoktartási, kizárólagossági vagy tárgyalási kötelezettséget vállaltak.
Mi az előszerződés?
Előszerződésben a felek arra vállalnak kötelezettséget, hogy egy későbbi időpontban egymással végleges szerződést kötnek.
Az előszerződés nem puszta tárgyalási szándék. Önálló szerződés, amelyből kikényszeríthető kötelezettség keletkezik a végleges megállapodás létrehozására.
Érvényes előszerződéshez meg kell határozni a későbbi szerződés lényeges feltételeit. A bíróság ugyanis nem alakíthatja ki helyettük a megállapodás alapvető tartalmát, hanem csak a felek által már meghatározott feltételekkel hozhatja létre a végleges szerződést.
Az előszerződést abban az alakban kell megkötni, amelyet a végleges szerződésre jogszabály előír. Ha a végleges szerződés csak írásban érvényes, akkor az előszerződésnek is írásban kell létrejönnie.
Az előszerződés és a végleges szerződés között az a fő különbség, hogy az előbbi a későbbi szerződés megkötésére kötelez, míg az utóbbi már közvetlenül létrehozza a fő jogviszonyt.
Mikor lehet kikényszeríteni a végleges szerződés megkötését?
Ha valamelyik fél érvényes előszerződés ellenére alaptalanul megtagadja a végleges szerződés megkötését, a másik fél kérheti a bíróságtól a szerződés létrehozását.
A bíróság ilyenkor nem folytatja le a felek helyett a tárgyalást, és nem találhatja ki a hiányzó lényeges feltételeket. Csak olyan tartalommal hozhatja létre a szerződést, amelyet a felek már az előszerződésben meghatároztak.
A végleges szerződés megkötésére irányuló igény kötelmi igény. Ha a bíróság hozza létre a szerződést, annak hatálya főszabály szerint az ítélet jogerőre emelkedésével kezdődik.
Az előszerződés megszegéséhez más szerződésszegési jogkövetkezmények is kapcsolódhatnak. Ha az egyik fél jogszerű ok nélkül zárkózik el a végleges szerződéstől, kártérítési felelőssége is felmerül.
A végleges szerződés megkötése csak kivételesen tagadható meg olyan, az előszerződés után bekövetkezett körülményre hivatkozva, amely előre nem volt látható, kívül esik a rendes üzleti kockázaton, és a fél lényeges jogi érdekét sérti.
Hogyan kell dokumentálni a szerződéskötési tárgyalásokat?
A tárgyalások dokumentálásának célja annak későbbi bizonyíthatósága, hogy:
milyen ajánlatok hangzottak el;
mely feltételeket fogadták el;
mely kérdések maradtak nyitva;
mely dokumentum volt még tervezet;
mikor és milyen tartalommal módosult az ajánlat;
ki rendelkezett döntési vagy képviseleti jogosultsággal;
milyen információkat adtak át egymásnak a felek.
Érdemes megőrizni:
az ajánlatokat és azok változatait;
az e-mailes egyeztetéseket;
a tárgyalási jegyzeteket;
az elküldött tervezeteket;
a módosítások jelölését;
a jóváhagyásokat;
a titoktartási és kizárólagossági vállalásokat;
a végleges és korábbi szövegváltozatokat.
Különösen fontos egyértelművé tenni, hogy melyik dokumentum kötelező ajánlat, melyik puszta tervezet, és melyik tekinthető elfogadásnak.
Ha a címzett az ajánlattól lényeges kérdésben eltérő nyilatkozatot tesz, az nem elfogadás, hanem új ajánlat. Ezért a változtatások pontos nyomon követése meghatározó lehet annak eldöntésében, mikor és milyen tartalommal jött létre a szerződés.
Felelhet-e valaki a szerződéskötési tárgyalások megszakításáért?
A tárgyalások megkezdése önmagában nem kötelezi a feleket arra, hogy végül szerződést kössenek. Minden fél dönthet úgy, hogy a tárgyalásokat nem folytatja tovább, amennyiben még nem vállalt olyan kötelezettséget, amely ezt kizárja.
A felelősség nem pusztán azért merülhet fel, mert a szerződés nem jött létre, hanem azért, ahogyan valamelyik fél a tárgyalások során eljárt.
Jogellenes lehet például, ha valaki:
lényeges körülményt elhallgat;
valótlan információt ad;
olyan látszatot kelt, hogy biztosan szerződni fog, miközben erre nincs valós szándéka;
a másik felet indokolatlan költségek vállalására ösztönzi;
bizalmas információkat jogosulatlanul használ fel;
megszegi a már vállalt kizárólagossági vagy titoktartási kötelezettségét.
A tárgyalások alatt a feleknek együttműködően és tisztességesen kell eljárniuk. A szerződés elmaradásából önmagában nem következik kártérítési kötelezettség, de a tárgyalási szakaszban elkövetett külön kötelezettségszegésből eredő kár megtérítendő lehet.
Mikor kell jogi átvilágítást végezni?
Jogi átvilágításra akkor van szükség, amikor a szerződés megkötése előtt a másik fél, az ügylet tárgya vagy a kapcsolódó jogviszonyok részletes vizsgálata nélkül nem mérhető fel megbízhatóan a kockázat.
Különösen indokolt lehet:
vállalkozás vagy üzletrész megszerzésekor;
ingatlanügyletnél;
nagy értékű vagy hosszú távú szerződésnél;
több szerződésből álló ügyletnél;
jelentős engedélyezési vagy szabályozási kitettség esetén;
fennálló perek, követelések vagy biztosítékok mellett;
olyan szerződésnél, amelyhez harmadik személy hozzájárulása szükséges;
ha a teljesítés jelentős előzetes beruházást igényel.
Az átvilágítás célja nem pusztán a dokumentumok összegyűjtése. Azt kell megállapítani, hogy a vizsgált körülmények hogyan befolyásolják a szerződés megkötését, tartalmát, biztosítékait és a teljesítés feltételeit.
Milyen kockázatokat kell a szerződés előtt feltárni?
A feltárandó kockázatok köre az adott ügylethez igazodik, de általánosan vizsgálandó:
a másik fél személye és képviselete;
a teljesítőképesség;
a szerződés tárgyának jogi helyzete;
harmadik személyek jogai;
szükséges engedélyek és jóváhagyások;
a fizetés és finanszírozás feltételei;
a teljesítés időzítése;
a hibás vagy késedelmes teljesítés következményei;
a biztosítékok;
a felmondás és elállás feltételei;
az igényérvényesítés gyakorlati lehetősége.
Különbséget kell tenni a jogilag kötelező és az üzletileg vállalható kockázat között. Egy szerződés lehet jogilag érvényes, miközben gazdaságilag kedvezőtlen vagy nehezen végrehajtható.
A kockázatok feltárásának eredménye nem feltétlenül az ügylet elutasítása. Sok esetben a kockázat megfelelő szerződéses feltétellel, biztosítékkal, előfeltétellel vagy felelősségi szabállyal kezelhető.
Hogyan alakítható ki a szerződés jóváhagyási folyamata?
A jóváhagyási folyamat célja annak biztosítása, hogy a szerződés csak akkor kerüljön aláírásra, ha annak tartalmát a szükséges szakmai és döntési szintek ellenőrizték.
A folyamatban egyértelműen meg kell határozni:
ki kezdeményezheti a szerződést;
ki készíti vagy ellenőrzi a tervezetet;
ki vizsgálja a pénzügyi feltételeket;
ki ellenőrzi a jogi kockázatokat;
ki jogosult üzleti döntést hozni;
ki írhatja alá a szerződést;
milyen eltérésekhez kell magasabb szintű jóváhagyás;
hol kell megőrizni a végleges dokumentumot.
A tárgyalási és az aláírási jogosultságot külön kell választani. Az, aki a szerződés feltételeiről egyeztet, nem feltétlenül jogosult végleges kötelezettséget vállalni.
A jóváhagyásokat célszerű visszakereshető módon dokumentálni. A végleges szerződésnek egyértelműen elkülöníthetőnek kell lennie a tervezetektől, és láthatónak kell lennie annak is, hogy mely személyek milyen tartalmat hagytak jóvá.
Különösen fontos az együttes képviselet, a meghatalmazás, valamint a belső döntési és aláírási jogosultság összehangolása. A szerződést kívülről az írhatja alá érvényesen, akinek erre megfelelő képviseleti joga van; a belső jóváhagyási rend megsértése ugyanakkor a szervezeten belül önálló felelősségi kérdéseket vethet fel.